Conceptos

Vamos a comenzar aclarando unos términos que tiene relación con este tema: 

Planeación de actividades: 

Es tener una visión del conjuntos de  las tareas o actividades que se deben cumplir en un periodo de tiempo determinado, para poder lograrlo satisfactoriamente se debe elaborar un plan, calendario o cronograma para esta fase, en donde las actividades se deben programar en función de los importancia, duración y fecha de entrega, así mismo tener en cuenta la información necesaria, las sub-tareas,  elementos y/o herramientas para desarrollarlas con eficacia¹ ⁵. 

Hay que tener en cuenta que existen dos tipos de actividades, las actividades estándar o actividades recurrentes, las primeras son aquellas actividades puntuales en un periodo de tiempo ya programado; a diferencia de estas, las actividades recurrentes son aquellas que se repiten a lo largo de un periodo de tiempo².

Para poder planear las actividades se debe tener claroᵌ:

•    El objetivo de la tarea o actividad.
•    La meta y el resultado que se quiere conseguir, se debe tener en cuenta la cantidad y calidad del resultado.
•   Asumir la tarea concreta y sus componentes, así también los elementos y/o herramientas que se deben tener en cuenta.
•  La elección de la técnica y estrategia que se va a emplear⁴.

Al llevar a cabo lo anterior y respetando cada horario, se incrementará la posibilidad de que se realicen las tareas y se así mismo, se podrá planificar un tiempo para dedicarlo a la vida personal y/o temas o situaciones imprevistas⁵.

Recursos:

Los recursos son las herramientas, el equipo y los espacios para realizar la actividad o tarea ². 

Manejo de tiempo:

El arte de manejar el tiempo es el arte de manejar tu equilibrio personal, académico y/o profesional ⁶ y repartir adecuadamente este recurso en las diversas tareas o actividades que se deben cumplir ⁷, trabajando productivamente y no reactivamente.

Cuando se trabaja de manera productiva, se elaboran horarios y planeaciones organizadas, para coordinar las actividades y responsabilidades. Al hacer esto se trabaja en forma anticipada, ya que se realizan planeaciones de actividades importantes y urgentes. A diferencia de esta, cuando se trabaja de manera reactiva, se tiene el tiempo en contra, por lo general se deja de lado lo importante y todo se convierte en urgente y así se le resta el espacio necesario para la preparación de las entregas de los trabajos o la finalización de las actividades ⁸.

Para poder realizar un buen manejo del tiempo y ser productivo, se debe tener en cuenta:

• Focalizar y priorizar lo más importante: Se debe dejar lo netamente importante y fundamental para el logro del objetivo, las tareas segundarias  se dejan en un segundo plano para concentrarse  sobre las tareas que tienen más impacto en un futuro ⁷.
• Organizar el tiempo: Antes de empezar el día para no dejar que los demás organicen tu  tiempo ⁷.

• Planear las actividades: Se debe fijar plazos o un periodo de tiempo determinado para cada actividad, para que después el trabajo no se extienda y ocupe el tiempo disponible.
• Limitar las interrupciones: Es importante reducir a cero las interrupciones que se tienen durante el momento de hacer alguna actividad para poder concentrarse 100% en ella, algunas interrupciones son ⁸:
• -        Los amigos: esos que siempre están hablando, que siempre interrumpen y hacen perder 10 o 15 minutos ⁸.
• -          El teléfono: Mensajes, llamadas, notificaciones o juegos en el celular que te desconcentran.
• -          Conectarse a internet sin un propósito definido: Navegar por internet buscando música, videos o juegos ⁸.
• -          Hacer cualquier actividad que no esté relacionada directamente con la tarea que se está realizando ⁸.
• -          Redes sociales: Chatear por más de dos horas, sin motivos diferentes al ocio ⁶ ⁸.
• Hacer las tareas más de menos motivación durante las primeras horas del día: evitar el riesgo de posponer cada día este tipo de trabajo, hasta llegar a un límite donde se tenga que trabajar con urgencia ⁷.
• No ajustar demasiado la agenda: Se debe dejar un poco de tiempo a los imprevistos o retrasos. Consejo: Sobre evalúa el tiempo necesario para un trabajo, fija plazos realistas  y reserva unos minutos entre cada actividad ⁷.
• Cambiar de tarea: diferencia las actividades durante el día, no todas las actividades exigen la misma concentración y hay que ser consciente de los momentos en los que se es más eficaz para programar los trabajos el momento oportuno ⁷.
• Tomar pausas: Es importante hacer diferentes actividades, que permitan airear, vitalizar y energizar a la persona para que esté en capacidad de estudiar y comprender un tema. Es decir, es necesario dormir bien y alimentarse de igual forma. También es importante tener actividad física y de esparcimiento.                  Hay que identificar esas actividades de esparcimiento y descanso que nos hacen perder el tiempo ya programado, éstas son:

-          Ver televisión por más de dos horas seguidas.

-          Dormir en exceso.

-          Redes sociales.

-          La pereza: No deja empezar una nueva tarea o terminar una cosa para empezar la siguiente.

• Ordenar el espacio: Cuanto más espacio tenemos, más espacio utilizamos; en consecuencia, se acumulan los documentos y después se pierde tiempo en buscarlos e incluso perderlos. Consejo: Ordenar los documentos en el ordenador, en el buzón del correo, en el armario,  tratar de tener las carpetas bien identificadas, renombrar los ficheros para encontrarlos fácilmente, suprimir los documentos inútiles y clasificar los demás ⁷.
• Se debe manejar el equilibrio entre la rapidez y la lentitud: lo que quiere decir que es necesario contemplar los espacios para descansar y recuperarse, a fin de poder ser eficaz mientras se estudia un tema o una materia ⁸.

Una clave del manejo del tiempo es la de gestionar adecuadamente las relaciones con los demás. Saber gestionar las interrelaciones, conocer a los que lo rodean y saber distinguir a la gente que cumple de aquellos que no tienen ningún problema en no cumplir con sus compromisos y que pueden dañar toda la planificación, esperando que ellos entreguen su parte ⁶.

Organización:

La palabra organización tiene tres significados: uno etimológico que proviene del griego “organón”, que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como etapa del proceso administrativo ⁹.

Según el diccionario de la Real Academia Española la palabra organización se define como “Acción y efecto de organizar u organizarse”, de la misma manera a la disposición, arreglo u orden que se da en un lugar o  ante una situación ¹°.

La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades; el establecimiento de métodos, y aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo, que permitan una óptima coordinación de los recursos y las actividades; con el propósito de simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos adecuados fomenta la eficiencia en la consecución de los objetivos plasmados en la fase de planeación ⁹.

Jerarquización:

Para entender este término definiremos jerarquía, la jerarquía es entendida como la existencia de niveles de superioridad de unos sobre otros ¹¹; como herramienta, puede considerarse como un potente ejemplo de filtro de variedad ¹². Según Simón [Simón, 1962], la jerarquía es “un sistema jerárquico es el que está formado por subsistemas interrelacionados, donde estos subsistemas son de tal forma que a su vez tienen una estructura jerárquica" ¹²; por lo tanto, en un sistema, la aproximación jerárquica nos permite descomponer el sistema complejo en niveles, cada uno de una complejidad menor, y nos da una estructura para entender el conjunto ¹².

Entonces la jerarquización se entiende como una práctica que se lleva a cabo en varios campos, áreas, materias, entre otros, y que consiste en la organización a través de categorías que presentan diversa importancia y que por ende le atribuyen a las personas o cosas jerarquizadas diferente relevancia y valores ¹ᵌ, en las que es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr el objetivo. La autoridad y la responsabilidad deben fluir en una línea clara e ininterrumpida ⁹.

Priorización de actividades:

La priorización de las actividades se refiere a categorizar o jerarquizar las actividades según su importancia y relevancia para el logro del objetivo, así mismo dejar las tareas segundarias  en un segundo plano para concentrarse  sobre las tareas que tienen más impacto en un futuro ⁷.

Para este fin se debe diferenciar las tareas y/o actividades importantes de las urgentes, las necesarias y las superfluas.

-          Importante: Son las  que deben ir primero; son aquellas actividades que ayudan a conseguir y alcanzar las metas propuestas ⁸; cuando tienes tareas importantes, cuando hay que dar lo mejor de uno mismo. Evitar errores y hacerlo lo mejor posible cueste lo que cueste ⁶.

-          Urgente: Actividad que no pueden esperar y que exigen nuestra atención inmediata ⁸; cuando te rodea lo urgente, es cuando la gestión del estrés y el saber no entrar en pánico es la clave ⁶.

-          Necesaria: Son tareas necesarias, pero que no son claves o fundamentales, hay que saber dedicarles el tiempo y el esfuerzo preciso ⁶.

-          Superflua: Son actividades sobrantes, cuando hay tareas superfluas tienes que saber manejar el tiempo para que la inversión sea la mínima necesaria ⁶.

Autocontrol:

La Real Academia Española define el autocontrol como el  “control de los propios impulsos y reacciones” ¹⁴.

El autocontrol pertenece al dominio intrapersonal, es uno de los elementos clave de la inteligencia emocional, es la capacidad para moderar o manejar nuestra propia reacción emocional ante situaciones intensas, ya sean positivas o negativas. Se refiriere a percibir, sentir y vivenciar el estado afectivo, sin ser abrumado o avasallado por él, de forma que no llegue a nublar nuestra forma de razonar. Esta destreza  permitirá decidir, de manera prudente y consciente, cómo se quiere hacer uso de tal información, de acuerdo a nuestras normas sociales y culturales ¹⁵.

Autonomía:

Se refiere a la capacidad de la regulación de la conducta a través de normas que surgen conscientemente del propio individuo y que no están bajo alguna influencia. También se refiere a la capacidad de analizar, razonar y tomar una conciencia moral de los actos, es decir, hacer lo que se cree que se debe hacer y considerar si es correcto y necesario hacerlo.

Sólo cuando se es autónomos consciente, la persona se da cuenta de la repercusión y/o consecuencia de las acciones tomadas basadas en sus valores, principios y creencias,  y por consiguiente el sentido de responsabilidad ¹⁶.

Auto regulación:

La autorregulación se entiende como la capacidad de la persona para dirigir su propia conducta. Uno de los ámbitos en los que más se ha estudiado es en el del aprendizaje¹⁷. El aprendizaje autorregulado se define como la actitud activa por parte del alumno hacia la adquisición del conocimiento, a partir de habilidades como la consciencia del propio pensamiento, la observación, el vigilar y controlar los propios comportamientos para obtener un aprendizaje más efectivo ¹⁸.

En este campo, suele considerarse que el estudiante autorregulado formula o asume metas concretas, próximas y realistas, y planifica su actividad; la observa, ayudándose si es necesario con alguna modalidad de registro de conducta; la evalúa a la luz de criterios prefijados, con el fin de valorar su eficacia para conseguir las metas; finalmente, reacciona¹⁷; también, actúa académicamente independiente, que alude a la capacidad meta cognitiva, a la motivación intrínseca y a una actuación estratégica.

Administración:

Según Jones y George, la administración es “la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización” ¹⁹. Para entender este concepto se definirá eficiencia y eficacia:

-          Eficiencia: Cuando se alcanza una meta dependiendo de que tan productivamente se aprovecharon los recursos dispuestos para esta. La eficiencia se da cuando se reducen al mínimo la cantidad de insumos para lograr el objetivo ¹⁹.

-          Eficacia: Es la medida en la que se cumplen las metas propuestas, La eficacia es cuando se escogen metas apropiadas que se puedan lograr ¹⁹.

La administración debe cumplir 4 funciones: planificar, organizar, dirigir y controlar. En donde planificar es definir las metas y establecer las estrategias y planes para coordinar las actividades; organizar es asignar las tareas, recursos y responsabilidades para establecer una estructura en la que cada persona interactué y coopere para alcanzar el objetivo; dirigir  consiste en orientar, guiar y motivar al personal a través del dialogo y comunicación para lograr el objetivo propuestos; y por último controlar se refiere a vigilar que el desempeño de las actividades sea el correcto ¹⁹.

Proyecto de vida:

El proyecto de vida es una planificación estratégica para el futuro que cado uno quiere tomar, este es una visión integra del desarrollo como persona, el modo de vida incluyendo las necesidades e intereses de cada uno que en un futuro se desea alcanzar. Para poder lograrlo se deben definir estrategias que permitan realizar determinadas acciones que fortalezcan este proyecto, también implica motivación, disposición, responsabilidad, entusiasmo, compromiso y esfuerzo que se tiene para llegar al objetivo propuesto ²° ²¹.

Empresa:

La RAE define empresa como la “unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos” ²². Desde una perspectiva económica, la empresa se caracteriza como una entidad autónoma de producción de bienes o servicios, en la que se integran de forma coordinada diversos medios productivos (trabajo humano y elementos materiales e inmateriales) ²ᵌ, a su vez, la empresa es uno de los elementos más importantes para la economía de los países ²⁴; desde el punto de vista jurídico mercantil, puede definirse a la empresa como una unidad patrimonial autónoma y compleja, en la que se integra un conjunto organizado de bienes, derechos y obligaciones, bajo la titularidad y dirección del empresario, por lo tanto la finalidad inmediata de la empresa es producir bienes y servicios para el mercado y su finalidad mediata, suponiendo que se trate de empresas mercantiles, obtener alguna clase de utilidad o lucro para sus propietarios ²ᵌ.

Emprendimiento:

La palabra emprendimiento viene del francés “entrepreneur”, que significa pionero; se refiere a la capacidad de una persona de realizar un esfuerzo adicional para alcanzar una meta ²⁵.

También se entiende como la capacidad que posee una persona para alcanzar los objetivos que se ha trazado y para lograr las metas propuestas en la vida. En los últimos años, este concepto ha tomado gran fuerza para referirse especialmente a la capacidad de creación de empresa o negocio, lo cual incluye parámetros de innovación y creatividad con el ánimo de generales valor agredo a los productos y servicios que se ofrecen ²⁶.

 Por lo tanto, la acepción que se tomó es la que se refiere a la aptitud y actitud de la persona que le permite emprender nuevos retos, nuevos proyectos, que va más allá, que le permite dar un paso más. Una persona emprendedora es capaz de aprovechar las situaciones de insatisfacción, los momentos de rutina, de poco crecimiento personal y laboral para desencadenar situaciones de satisfacciones y de nuevos logros ²⁵.

Empleado:

Persona que desempeña un destino o empleo²⁷ y que a cambio de ello recibe un sueldo ²⁸.

Empleador:

Es aquella persona que da trabajo a las demás personas. Generalmente el empleador es un empresario; el empresario es la persona física o jurídica que, de forma habitual y no ocasional, ejercita en nombre propio una actividad productiva dirigida al mercado, es decir, aquél que realiza una actividad empresarial ²ᵌ.

Creación de empresa:

A la hora de decidir crear una empresa, hay que tener en cuenta su planificación global y a largo plazo, definición de la actividad a desarrollar, valoración de riesgos, capacidad financiera, viabilidad del negocio, estudio de mercado, etc. Todos estos aspectos conviene recogerlos en lo que se denomina Plan de Empresa ²⁹.

Un Plan de Empresa es un documento de trabajo en el que se desarrolla la idea del negocio que se pretende poner en marcha. Es un esquema de trabajo abierto y dinámico que debe completarse a medida que avanza la idea ²⁹. Debe ser sintético y claro y, aunque no se ajusta a ningún modelo estándar, debe recoger los siguientes aspectos:

• Descripción de la empresa, negocio o iniciativa empresarial o Actividad a desarrollar o Referencia de la experiencia y objetivo de los promotores ²⁹.

• Definición del producto o servicio a suministrar o Descripción o Necesidades que cubre o Diferencias con productos de la competencia o Existencia de algún derecho sobre el producto o servicio a comercializar o Plan de producción ²⁹.

• Planificación de los aspectos comerciales o Análisis de mercado o Plan de marketing o Establecimiento de las redes de distribución o Proveedores ²⁹.

• Estudio económico-financiero o Determinación de los recursos necesarios o Fuentes de financiación o Presupuesto de tesorería o Estructura financiera de la empresa o Análisis de rentabilidad ²⁹.

Referencias:

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